Vind jij boekhouden saai of ingewikkeld? Dan heb je het mis! Marjan Heemskerk van Happy Financial deelt in deze blog 6 tips omtrent boekhouden voor ondernemers, die je echt niet mag missen!
Maak kennis met Marjan Heemskerk
Marjan is het gezicht achter ‘The Happy Financial’, ze maakt financiën leuk en begrijpelijk voor startende ondernemers. Met een missie om financiële informatie te vereenvoudigen, te veraangenamen en toegankelijker te maken, deelt ze waardevolle tips die ondernemers direct kunnen toepassen. Haar nuchtere en praktische adviezen worden ook door maar liefst 50.000 volgers op TikTok gevolgd.
“Als ondernemer wil je weten waar je zo hard voor werkt en hoe je bedrijf ervoor staat. Boekhoeding is er dus vooral voor jou, niet alleen voor de belastingdienst.”
Marjan heemskerk
Tip 1: Scheid werk- en privézaken in je administratie
Veel startende ondernemers laten de inkomsten van hun bedrijf binnenkomen op hun privérekening. Hoewel dit mogelijk is, wordt het sterk afgeraden Het maakt je administratie rommelig en bemoeilijkt het overzicht.
Marjan is hierover heel duidelijk:
“Scheid je inkomsten vanaf het begin. Je doet dit door een zakelijke rekening te openen, omdat je dan een beter overzicht hebt van je inkomsten en uitgaven.”
Een zakelijke rekening geeft je snel inzicht in de winstgevendheid van je bedrijf. Dit heldere overzicht zorgt voor meer rust en minder stress over je financiën.
Hoewel een zakelijke rekening niet verplicht is, pleit Marjan er sterk voor. De kosten wegen niet op tegen de vele voordelen. Bovendien is het een goede gewoonte om alles direct goed bij te houden. Zo houd je je administratie netjes en krijg je een realistisch beeld van de situatie van je bedrijf.
Tip 2: Hou je inkomsten nauwlettend in de gaten
“Als ondernemer wil je weten waarvoor je zo hard werkt en hoe je bedrijf ervoor staat,” legt Marjan uit. Het is belangrijk om duidelijke antwoorden te hebben op vragen zoals:
- Wat heb ik de afgelopen maand verdiend?
- Wat waren mijn kosten?
- Verkoop ik mijn producten met winst?
Met de huidige inflatie kunnen je inkoopprijzen gemakkelijk stijgen. Als je je marge niet goed in de gaten houdt, kan het gebeuren dat je producten ongemerkt met verlies verkoopt. Stel dat je een winstmarge van 10% hanteert, maar de inkoopprijs van je producten stijgt met 11%, dan verkoop je dus met verlies.
Door je cijfers scherp in de gaten te houden, word je niet verrast. Mocht het nodig zijn, dan ben jij de eerste die de verkoopprijs van je producten aanpast om je winstgevendheid te beschermen.
Tip 3: Zet voldoende geld opzij voor belastingen
Belastingen, het is een onderwerp waar veel ondernemers liever niet aan denken. Toch is het essentieel om hier vanaf het begin goed mee om te gaan.
Als zzp’er heb je te maken met twee soorten belastingen. De eerste is de omzetbelasting (btw). Deze moet je per kwartaal aangeven en afdragen aan de Belastingdienst. Het is slim om de ontvangen btw direct apart te zetten. Zo voorkom je dat je het onbedoeld uitgeeft.
De tweede vorm is de inkomstenbelasting. Deze betaal je over de winst van je onderneming. Het is cruciaal om ook hiervoor een buffer op te bouwen. Marjan raadt aan om hiervoor maandelijks een percentage van je inkomsten apart te zetten.
Een handige tip van Marjan is om je inkomstenbelasting in te houden bij het invullen van je btw-aangifte. Veel boekhoudprogramma’s kunnen dit automatisch voor je berekenen, wat het proces een stuk eenvoudiger maakt. Op die manier kom je aan het einde van het jaar niet voor verrassingen te staan en heb je de rust dat je financiën onder controle zijn.
Tip 4: Weet waar je recht op hebt
“Veel ondernemers weten niet waar ze recht op hebben”, aldus Marjan. “Denk niet alleen aan de aftrekposten, maar ook aan andere voordelen waar je als ondernemer gebruik van kunt maken.”
Als zzp’er heb je recht op verschillende faciliteiten en aftrekposten die je belastbare winst kunnen verlagen. Door hier gebruik van te maken, houd je netto meer over. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de mkb-winstvrijstelling.
Het kan een hoop geld schelen als je goed op de hoogte bent. Raadpleeg de website van de Belastingdienst en gebruik de handige rekenhulpen om te zien welke voordelen voor jou gelden.
Tip 5: Je boekhouding uitbesteden? Kies iemand die je vertrouwt!
Oké, je bent van plan je administratie op orde te krijgen, maar de gedachte alleen al bezorgt je lichte paniek. Een veelgestelde vraag is dan ook: “Kan ik mijn boekhouding niet gewoon uitbesteden?”
Het antwoord is volmondig “ja!”. Marjan adviseert het volgende:
“Je kunt je boekhouding uitbesteden. Zorg er dan wel voor dat je iemand kiest die je vertrouwt en bij wie je je comfortabel voelt om vragen te stellen. Als dat gevoel bij een accountant ontbreekt, zoek dan verder.”
Een goede accountant is meer dan alleen een cijferverwerker; het is een adviseur én sparringspartner. Vraag daarom in je netwerk naar aanbevelingen en kies iemand met goede referenties. Het is bovendien een groot voordeel als de accountant al kennis heeft van jouw branche. Dit bespaart je veel uitleg over wat je doet, waardoor jullie sneller tot de kern kunnen komen.
Voordat je de samenwerking start, is het cruciaal om duidelijke afspraken te maken. Bespreek wie welke taken uitvoert. Bepaal bijvoorbeeld hoeveel advies je verwacht en wie verantwoordelijk is voor welke administratieve taken. Dit heeft direct invloed op de prijs en voorkomt onduidelijkheden achteraf. Met de juiste match haal je het meeste uit de samenwerking en creëer je rust voor jezelf.
Tip 6: Kies de juiste boekhoudsoftware
Jaren geleden hield Marjan haar boekhouding bij in Excel, een methode die voor sommigen nog steeds werkt. Echter, bij handmatige invoer sluipen er snel fouten in. Bovendien is zelf de boekhouding bijhouden een tijdrovende klus.
Hoewel handmatige administratie de goedkoopste optie lijkt, is het vaak niet de meest efficiënte. Daarom pleit Marjan voor het gebruik van boekhoudsoftware, zoals bijvoorbeeld het populaire e-Boekhouden.nl of Moneybird. Deze programma’s maken veel taken eenvoudiger en automatiseren het proces.
Bij het kiezen van software geeft Marjan een belangrijke tip:
“Vergelijk je de prijzen en kijk dan goed wat je allemaal krijgt voor die prijs.”
Let hierbij op de functionaliteiten en de beperkingen, zoals het maximale aantal transacties per maand. Software wordt vaak duurder als je boven een bepaald limiet uitkomt. Zoek dus een pakket dat meegroeit met jouw onderneming.
Een groot voordeel is dat je je gekozen boekhoudsoftware eenvoudig kunt koppelen aan je JouwWeb webshop. Dit bespaart je veel handmatig werk en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date is.
Conclusie
Nu je deze zes essentiële tips hebt gelezen, ben je klaar om zelf de controle te nemen. Een geordende boekhouding hoeft geen last te zijn; zie het als een krachtig hulpmiddel dat je inzicht, rust en succes brengt.
Of je nu besluit alles zelf te doen met slimme software of de hulp van een professional inschakelt, de belangrijkste stap is beginnen. Door je werk- en privézaken te scheiden, je cijfers te kennen en een buffer op te bouwen, leg je een ijzersterke basis voor de groei van jouw onderneming.
Een goede financiële basis is het fundament van elke succesvolle webshop. Pak de touwtjes in handen, en focus je op wat echt telt: het laten groeien van je bedrijf!
